Datensicherheit von Egencia

Wir wissen, dass die Vornahme von Online-Buchungen ein großes Vertrauen auf Ihrer Seite voraussetzt; wir nehmen dieses Vertrauen sehr ernst. Deshalb hat die Sicherung und Gewährleistung von Vertraulichkeit Ihrer personenbezogener Daten, die Sie uns geben, bei uns höchste Priorität ("personenbezogene Daten? beinhalten Informationen, die auf eine spezielle Person rückführbar sind, wie z. B. Ihr Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Alter, Kreditkarten-/Bankkontodaten, Reisedaten und Reisepläne, Sitz und Verpflegungspräferenzen sowie Details zu Ihrem Pass oder Visum).

Als Teilnehmer unseres Corporate Travel-Programms oder Besucher unserer deutschen Webseite, sind Sie berechtigt und aufgefordert, unsere Datenschutzerklärung ("Datenschutzerklärung") zur Kenntnis zu nehmen, bevor Sie EGENCIA personenbezogene Daten mitteilen. Im Anschluss finden Sie eine Beschreibung unseres Corporate Travel-Programms, um Ihnen zu helfen, diese Datenschutzerklärung und unsere Handlungsabläufe nachzuvollziehen.

Corporate Travel Program

Überblick

Um die Buchung von Geschäftsreisen vorzunehmen, hat Ihr Unternehmen sich für das EGENCIA-Programm angemeldet. Bei diesem Programm kann Ihr Unternehmen einen Reisemanager ("Reisemanager") bestimmen, der Reiseanfragen von Mitarbeitern und Dienstleistern des Unternehmens bearbeitet und vornimmt. Ihr Unternehmen und/oder der Reisemanager können auch eine oder mehrere Reiseorganisatoren ("Organisator" oder "Reisedirektor") bestimmen, um Reisebuchungen einzelner Mitarbeiter/Dienstleister vorzunehmen und zu organisieren (nachfolgend als "Reisende" bezeichnet). Ein Reisedirektor kann generell Buchungen für alle Reisenden Ihres Unternehmens über das Corporate Travel-Programm vornehmen und hat über dieses Programm Zugang zu den entsprechenden Daten, während "Organisatoren" nur Buchungen für solche Reisende vornehmen dürfen und Zugang zu deren Reisedaten haben, die dem Organisator durch den Reisemanager zugewiesen wurden.

Reisende

Reisende können ihre Buchungen selbst vornehmen und diese organisieren oder dieses durch einen Reisemanager oder Reisebucher oder Reisedirektor vornehmen lassen.

Diese Datenschutzerklärung gilt unabhängig davon, ob der Zweck der gebuchten Reise geschäftlich oder privat ist. Wir gehen jedoch grundsätzlich von einer geschäftlichen Reise aus.

Soweit nicht anders ausgewiesen, bezieht sich die Anrede "Sie" innerhalb dieser Datenschutzerklärung auf Sie als Reisende, unabhängig davon, ob Sie für sich selbst oder über einen Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor handeln.

Reisemanager, Organisator und Reisedirektoren

Diese Datenschutzerklärung gilt primär für Reisende, erfasst aber ebenso Reisemanager, Organisatoren und Reisedirektoren. Generell werden jegliche personenbezogenen Daten, die ein Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor über sich im Zusammenhang mit dem Corporate Travel-Programm mitteilt, von dieser Datenschutzerklärung gemäß den nachfolgenden Bestimmungen umfasst. Soweit die Buchung und Organisation von Reisen ferner im Namen des Reisenden vorgenommen wird, sind die Reisemanager, Organisatoren und Reisedirektoren dafür verantwortlich, dass eine vorherige Einwilligung des Reisenden zum Handeln in seinem Namen vorliegt und haben sicherzustellen, dass der Reisende diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis nimmt und sich damit einverstanden erklärt.

Jeder Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor verpflichtet sich, diese Datenschutzerklärung durchzusehen und deren Bestimmungen einzuhalten, soweit sie personenbezogene Daten eines Reisenden weitergeben oder bearbeiten.

GELTUNGSBEREICH DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Datenerhebung und Datenverarbeitung durch EGENCIA im Zusammenhang mit Ihren Aktivitäten in der Bundesrepublik Deutschland. Die Datenschutzgrundsätze oder -praktiken Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation können hiervon abweichen. Wir sind nicht haftbar für jegliche unberechtigte Nutzung oder Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine Person bei Ihrem Unternehmen oder eine Handlung oder Unterlassung Ihres Unternehmens, eines Reisemanagers, Organisators oder Reisedirektors. Diese Datenschutzerklärung unterliegt deutschem Recht.

Was für Informationen erheben wir von Ihnen?

EGENCIA DEUTSCHLAND erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Ihnen, die Sie uns hierfür willentlich zur Verfügung stellen (wie z.B. Ihr Name, Kontaktdaten und Adresse).

Ihr Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor kann uns zusätzliche personenbezogene Daten über Sie als Mitarbeiter (z.B. die Mitarbeiteridentifikationsnummer) zur Verfügung stellen, um uns die Erbringung unserer Services Ihnen gegenüber zu ermöglichen. Sie müssen sich als Mitglied von EGENCIA registrieren, um die speziellen Reiseplantools nutzen zu können. Die personenbezogenen Daten werden erhoben, um Ihre Reisewünsche zu bearbeiten und erfüllen.

Auf allen EGENCIA-Webseiten, auf denen personenbezogene Daten erhoben werden, beschreiben wir genau, welche Informationen erforderlich sind, um Ihnen das Produkt oder den Service, der von Ihnen gewünscht wurde, zu erbringen (oder in Ihrem Namen durch Ihren Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor).

Wo werden Ihre Daten gespeichert?

Gegenwärtig speichert und verwahrt die EGENCIA personenbezogene Daten über Reisende, Kundenkontakte und Mitglieder in einem sicheren Bereich in Frankreich. Folglich muss Egencia, um seine Services zu erbringen, die personenbezogenen Daten von Deutschland nach Frankreich übertragen. Bitte beachten Sie, dass Frankreich über Rechtsvorschriften und Gesetze verfügt, die hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz den gleichen Schutzstandard bieten wie die Datenschutzgesetze in Deutschland(vgl. ?Loi Informatique et Libertés" vom 6. Januar 1978).

WICHTIG: In dem Sie sich als Reisender registrieren oder ein Mitglied von Corporate Travel werden, nehmen Sie zur Kenntnis, dass Ihre personenbezogenen Daten nach Frankreich transferiert werden und wenn Sie ein Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor sind, bestätigen Sie, dass Sie das erforderliche spezielle Einverständnis erhalten haben, um den Transfer von Daten anderer Reisender, deren personenbezogene Daten Sie uns gegeben haben, zu erlauben.

Wann und wo erheben wir Daten über Sie?

Spezielle Fälle, in denen EGENCIA personenbezogene Daten erhält, sind z.B., wenn Sie oder Ihr Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor in Ihrem Namen:

das Formular für das Expedia Travel Corporate Programm ausfüllt;
ein Mitglied von EGENCIA wird;
Ihr Reiseprofil ausfüllt;
eine Reise bucht;
an einer Umfrage teilnimmt und
sich mit EGENCIA in Verbindung setzt oder mit EGENCIA kommuniziert.

Mitgliedsinformationen

EGENCIA erhebt Ihre Mitgliedsnummer, Ihr Passwort und Ihre Emailadresse, wenn Sie sich registrieren, um ein Mitglied unserer Webseite zu werden.

Informationen zu Profilen der Reisenden

EGENCIA erhebt darüber hinaus den vollständigen Namen und eine Kontaktnummer, wenn die Reisereservierung für Sie oder in Ihrem Namen vorgenommen wird. Wir können zudem Informationen über Ihre Flug- und Reisewünsche, inklusive Essenswünsche, Sitzauswahl, Frequent Flyer/Hotel/Autovermietungsprogramme oder Mitgliedsnummern sowie Ticketoptionen erheben. Diese Informationen werden in der Rubrik "Mein Profil" unter Ihrem EGENCIA-Konto gespeichert. Wir stellen sicher, dass dieses Profil auch Ihrem Reisemanager, Organisator und Reisedirektor zugänglich ist.

Wenn jemand anderes Sie bei der über EGENCIA gebuchten Reise begleitet, erheben wir auch personenbezogene Daten und Reisepräferenzen zu diesem Reisebegleiter, um Ihre Buchung vorzunehmen. Sie sollten selbstverständlich sicher stellen, dass Sie das vorherige Einverständnis dieser Reisebegleitung haben, um EGENCIA deren Namen, Kontraktnummern, E-Mailadressen und Reisepräferenzen weiterzuleiten, da diese Personen nicht in der Lage sind, unsere Systeme selbst zu nutzen, um die Informationen, die Sie uns in deren Namen weitergeleitet haben, einzusehen oder zu ändern.

Reisebuchungsinformation

EGENCIA erhebt die Bankverbindungsdaten Ihrer Kredit-, EC- oder Bankkarte, die zur Vornahme der Reisebuchung verwendet wird. Wenn Ihre Kredit-, EC- oder Bankkarte für eine Reisebuchung verwendet wird, werden ebenfalls die relevanten Karteninformationen erhoben, wie die Kartennummer, Art der Karte, Inhaber, Ausstellungsnummer (hinsichtlich Kreditkarten), Kartenidentifikationsnummer/Sicherheitsnummer (soweit vorhanden) und Gültigkeitsdatum, um die Abrechnung Ihrer Reisebuchung über EGENCIA vorzunehmen.

Umfragen

EGENCIA kann von (Zeit zu Zeit) Mitgliedern und Besuchern Ihrer Webseite die Möglichkeit anbieten, an Kundenumfragen auf der Webseite hinsichtlich Ihrer Erfahrungen mit der Nutzung der Webseite oder der Services teilzunehmen. Hinsichtlich registrierter Mitglieder sind wir berechtigt, diese Umfragen auf regelmäßiger Basis per E-Mail zu verschicken. Sie sind nicht verpflichtet, auf diese Umfragen zu antworten und Sie können sich dazu entscheiden, diesen Umfragen E-Mailservice abzumelden in dem Sie die Abmeldeanweisungen in der jeweiligen E-Mail befolgen. Wenn Sie an dieser Art von Umfragen teilnehmen, können die Informationen, die von EGENCIA gesammelt werden, Ihren vollständigen Namen und Ihre Kontaktdaten beinhalten. Diese personenbezogenen Daten, die über unsere Umfragen erhoben wurden, werden ausschließlich für interne Geschäftszwecke verwendet, um die Qualität unserer Webseite und der Kundenservices zu überprüfen und zu verbessern.

EGENCIA kontaktieren

EGENCIA erhebt personenbezogene Daten, wie Ihren vollständigen Namen, Mitgliedsnummer, E-Mailadresse und/oder Kontaktnummern, soweit Sie uns eine Frage oder einen Vorschlag zusenden oder um Hilfestellung bitten im Hinblick auf die Einsicht Ihrer Reisepläne, das Einloggen innerhalb der Webseite oder den Zugang zu Ihrem Konto.

EGENCIA erhebt Informationen über Ihren Computer und hinterlegt einen Cookie (ein kleines einzeln vergebenes Textfile zur Identifizierung). Die Informationen hierfür übergeben Sie uns nicht, sie werden automatisch erhoben, sobald Sie unsere Webseite besuchen. Das Cookie ist in der Lage, Ihren Computer zu identifizieren. Bevor Sie unsere EGENCIA Webseite aufrufen, können wir Sie dazu auffordern, sich als Mitglied zu registrieren, Ihre Mitgliedsnummer und Ihr Passwort einzugeben.

WICHTIG: Sie haben jederzeit das Recht, sich dafür zu entscheiden, keine Cookies zu akzeptieren oder diese zu erhalten, in dem Sie Ihren Webbrowser (z.B. Internet Explorer) so einstellen, dass er Cookies ablehnt oder Sie zuvor fragt, bevor ein Cookie akzeptiert wird. Bitte beachten Sie, dass Sie, soweit Sie Cookies ablehnen, bestimmte Services auf unserer Webseite nicht erreichen oder nutzen können.

Mit wem teilen wir die Informationen über Sie?

EGENCIA vermietet oder verkauft keine personenbezogenen Daten an andere.

Unsere Partner

EGENCIA hat Partnerschaften mit angesehenen Drittunternehmen ("Partner") um unseren Mitgliedern und Webseitenbesuchern eine Vielzahl von Produkten und Services anbieten zu können. Soweit die Reiseleistungen, die über EGENCIA angeboten werden, von einem Partner stammen, werden sie als solche gekennzeichnet und wird diese Drittpartei benannt. Obwohl wir nur mit angesehenen Partnern zusammenarbeiten, können diese Organisationen andere Datenschutzpraktiken und -erklärungen haben, die sich von der EGENCIA-Datenschutzerklärung unterscheiden. Wir empfehlen Ihnen, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzerklärungen der Partner zu prüfen und zu lesen, um deren Praktiken hinsichtlich der Erhebung, der Nutzung und der Weitergabe von personenbezogenen Daten nachvollziehen zu können.

Service Provider

Um die Services, die von Ihnen nachgefragt wurden, zur Verfügung zu stellen und diese durchzuführen, gibt EGENCIA Ihre personenbezogenen Daten an hierzu berechtigte Serviceprovider weiter, die bestimmte Services oder Aufgaben in unserem Namen erfüllen. Wir geben nur Reiseinformationen über vorreservierte oder gebuchte Reisen, die über die EGENCIA-Seite oder Reiseagenturen von EGENCIA vorgenommen wurden, weiter. Unsere Serviceprovider können Informationen benötigen hinsichtlich Ihres Reiseprofils, sowie Kreditkarten-, EC- oder Bankkarteninformationen, um Ihre Reisereservierung zu bestätigen oder durchzuführen. Diese Serviceprovider geben die Informationen hinsichtlich Ihres Reiseprofils an das jeweilige Hotel, die Fluggesellschaft, Schifffahrtsgesellschaft oder das Autovermittlungsunternehmen sowie andere Reisedienstleister weiter, für deren Produkte Sie sich entschieden haben. Wie bei jeder anderen Reiseagentur müssen wir diese Informationen an die Reisedienstleister weitergeben, um eine Bestätigung Ihrer Reservierung und Reisewünsche zu erhalten. Zusätzlich kann es sein, dass diese Reisedienstleister sie kontaktieren, soweit es notwendig ist, um zusätzliche Informationen hinsichtlich der bestätigten Buchung zu erhalten.

Soweit Sie eine neue Reisebuchung vornehmen oder eine bereits vorgenommene Reisebuchung aktualisieren, in dem Sie unsere kostenlose Rufnummer wählen, können diese Informationen einem dritten Serviceprovider zugänglich sein, soweit es notwendig ist, um Ihre Anfrage durch den Kundenservice zu beantworten.

EGENCIA kann ferner Drittparteien (die in unserem Namen handeln) beauftragen, die Versendung von Umfragen, Werbung oder ähnlichen Services durchzuführen. Jegliche Kontaktinformationen, die in diesem Zusammenhang weitergeleitet werden, werden ausschließlich für den hierzu bestimmten Zweck verwendet. Nach Durchführung dieser Projekte werden sämtliche Daten und Informationen an EGENCIA zurückgegeben.

EGENCIA wird alle Drittparteien, mit denen sie wie vorgenannt zusammen arbeitet, auf das Datengeheimnis verpflichten.

Statistische Informationen

EGENCIA wird gelegentlich statistische Informationen zusammen mit den Serviceprovidern erheben. Diese Informationen erhalten keine personenbezogenen Daten und werden dazu verwendet, neue Programme und Inhalte zu entwickeln, von denen wir ausgehen, dass sie von generellem Interesse für unsere Mitglieder und Webseitenbesucher sind.

Wie Sie die Verwendung Ihrer Daten überprüfen können: Was sind Ihre Rechte?

EGENCIA ist der Auffassung, dass Mitglieder und Webseitenbesucher Kontrolle über die Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben sollten. Um dies zu erreichen, stehen Ihnen folgende generellen Rechte zu:

Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten EGENCIA über Sie gespeichert hat;
Ihre personenbezogenen Daten zu ergänzen;
Kenntnis darüber zu erhalten, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, für welchen Zweck und wer diese Verarbeitung vornimmt;
Entscheidung darüber, ob oder ob Sie Services/Marketinginformationen/Werbematerialien hinsichtlich anderer Produkte und Services erhalten wollen;
Ablehnung, bestimmte Informationen preiszugeben, sowie Widerruf Ihres Einverständnisses hinsichtlich zukünftigen Nutzung.

Sie haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und Informationen in folgenden Bereichen von EGENCIA:

Mein Profil

Die "Mein Profil""-Seite gibt Ihnen, Ihrem bevollmächtigten Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor (die in Ihrem Namen handeln) die Möglichkeit ihre Kontoeinstellungen einzusehen und zu ändern.

Meine Reisen

Die "Meine Reisen"-Seite gibt Ihnen, Ihrem bevollmächtigten Reisemanager, Organisator oder Reisedirektor (die in Ihrem Namen handeln) die Möglichkeit, gesicherte Reisepläne einzusehen, zu aktualisieren oder zu löschen. Entsprechend Ihren gesetzlichen Rechten können Sie auch einen schriftlichen Antrag auf Mitteilung (von Zeit zu Zeit) stellen, um einzusehen, welche personenbezogenen Daten EGENCIA über Sie in ihren Unterlagen gespeichert hat. In diesem Fall hat EGENCIA das Recht, einen Nachweis Ihrer Identität zu verlangen.